Política de transparencia y revisión financiera en Residencial Mallorca

Aprobado por el Comité de Vigilancia y Administración

Vigente a partir de marzo de 2026

Considerandos

Desde el inicio de la gestión del actual Comité de Vigilancia, la transparencia financiera ha sido el eje rector de nuestra administración. Se ha trabajado bastante en rendir cuentas de manera periódica, detallada y verificable a cada uno de los propietarios.

Esta transparencia, que no existió en administraciones anteriores, se materializa hoy en un sistema digital que genera y envía reportes mensuales automatizados con el desglose completo de ingresos, egresos, estado del fondo comunitario, porcentaje de cobranza, cuotas recuperadas y lista de pagos recibidos. Cada propietario recibe esta información directamente en su correo electrónico, sin necesidad de solicitarla.

Sin embargo, la transparencia efectiva requiere también orden y control en el acceso a la documentación fuente. Las presentes políticas tienen como finalidad:

Proteger los intereses de la comunidad, garantizando que la información financiera se consulte de manera ordenada, sin afectar la operación administrativa que beneficia a todos los propietarios.

Proteger los datos personales de cada propietario, ya que la documentación contiene información individual (nombres, montos, estatus de pago) que debe manejarse con responsabilidad y conforme a la legislación aplicable.

Garantizar un trato equitativo, estableciendo un procedimiento único y formal que aplica por igual a todos los propietarios, sin excepciones ni privilegios.

Prevenir el uso indebido de la información, evitando que datos financieros de la comunidad sean difundidos fuera de contexto, en redes sociales o grupos de mensajería donde no se puede controlar su interpretación.

Estas medidas no restringen el acceso a la información — lo regulan. La diferencia es fundamental: todo propietario tiene derecho a saber cómo se administran sus recursos, y este Comité ha demostrado con hechos su compromiso con ese principio. Lo que estas políticas establecen es un proceso claro para que ese derecho se ejerza de manera responsable, ordenada y con respeto a los intereses individuales y colectivos del residencial.

Cualquier propietario que desee realizar una revisión adicional de la documentación fuente podrá hacerlo conforme al procedimiento que se describe a continuación.

Artículo 1. Derecho de acceso a la información

Todo propietario registrado y al corriente en el pago de sus cuotas de mantenimiento tiene derecho a solicitar la revisión de la documentación financiera del residencial correspondiente al periodo vigente.

El requisito de estar al corriente de pago no limita el derecho a la información, ya que todos los propietarios reciben el reporte mensual por correo electrónico independientemente de su estatus de pago. Este requisito aplica únicamente para la revisión documental detallada, en virtud de que dicho proceso requiere recursos administrativos adicionales.

Artículo 2. Información disponible de manera permanente

Los siguientes reportes se envían de forma automática al correo electrónico de cada propietario y no requieren solicitud:

1. Reporte financiero mensual (ingresos, egresos, balance, fondo comunitario)
2. Porcentaje de cobranza y número de propietarios al corriente
3. Lista de pagos recibidos en el mes (por propiedad, sin nombres)
4. Cuotas recuperadas de adeudos de años anteriores
5. Desglose de gastos fijos y variables
6. Estado de cuenta individual (bajo solicitud por correo electrónico)

7. Cualquier propietario que no haya recibido estos reportes puede solicitar el reenvío al correo electrónico que indique.

Artículo 3. Procedimiento de solicitud de revisión documental

El propietario que desee realizar una revisión documental adicional a los reportes mensuales deberá:

1. Completar el Formulario de Solicitud de Revisión Financiera disponible en el enlace proporcionado por la administración.
2. Presentar la solicitud con un mínimo de 5 (cinco) días hábiles de anticipación a la fecha deseada de revisión.
3. Indicar el periodo específico y la información que desea revisar.
4. Aceptar las condiciones de uso de la información establecidas en la presente política.
5. Esperar la confirmación por correo electrónico de la administración.

Artículo 4. Modalidad de acceso

La revisión se realizará de la siguiente manera:

Acceso digital: Se otorgará acceso temporal de solo lectura a los archivos digitales del periodo solicitado a través de Google Drive. El acceso será habilitado en la fecha acordada y revocado al concluir el periodo de revisión (máximo 48 horas).

Revisión presencial (solo si es necesario): En caso de que el solicitante requiera aclaración sobre algún documento específico, podrá agendar una cita presencial en las instalaciones del residencial con la administradora en turno, sujeta a disponibilidad de horario.

Artículo 5. Condiciones de uso de la información

El propietario que acceda a la documentación financiera se compromete a:

1. Utilizar la información exclusivamente para fines de verificación personal.
2. No reproducir, fotografiar, copiar ni distribuir documentos que contengan datos personales de otros propietarios.
3. No compartir la información en redes sociales, grupos de mensajería ni medios públicos.
4. Respetar la confidencialidad de los datos de terceros contenidos en la documentación.
5. Dirigir cualquier observación o inconformidad por escrito a la administración, nunca de manera verbal o en foros públicos.

El incumplimiento de estas condiciones será motivo de denegación de futuras solicitudes y, en su caso, de las acciones legales que correspondan conforme a la legislación aplicable en materia de protección de datos personales.

Artículo 6. Notificación a la comunidad

Con el fin de mantener la transparencia, cada solicitud de revisión aprobada será notificada a la comunidad mediante un aviso general que incluirá:

1. Nombre del propietario solicitante y propiedad.
2. Fecha y horario autorizado para la revisión.
3. Periodo financiero objeto de la revisión.

Este aviso tiene como finalidad que cualquier otro propietario que lo desee pueda sumarse a la revisión bajo el mismo procedimiento.

Artículo 7. Límites y restricciones

1. Cada propietario podrá realizar un máximo de una solicitud de revisión por trimestre.
2. La revisión se limita al periodo financiero vigente (año en curso). Para periodos anteriores se requiere justificación por escrito.
3. No se atenderán solicitudes verbales, por WhatsApp ni por ningún medio distinto al formulario oficial.
4. La administración se reserva el derecho de rechazar solicitudes que no cumplan con los requisitos establecidos o que tengan como propósito obstruir la operación administrativa.

Artículo 8. Datos del formulario de solicitud

El formulario de solicitud recopilará la siguiente información: https://forms.gle/jJfzcWugwq7S5Qq66

Artículo 9. Vigencia

La presente política entra en vigor a partir de su publicación y podrá ser modificada por el Comité de Vigilancia y la Administración cuando las necesidades de la comunidad así lo requieran, notificando a los propietarios de cualquier cambio.

Administración y Comité de Vigilancia

Residencial Mallorca Etapa 2

Marzo 2026